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Política de Tratamiento de Datos Personales

Política de Tratamiento de Datos Personales Organización de Aviadores de Avianca (ODEAA).

Introducción.

La actualidad tecnológica de hoy permite la adquisición y utilización de un numero elevado de datos personales los cuales deben ser tratados de manera responsable, razón por la cual la legislación colombiana se ha adaptado para proteger la información sensible de su población (ley 1581 de 2012). La Organización de Aviadores de Avianca, en cumplimiento a la legislación establece la presente política de tratamiento de datos.

 

 

Definiciones.

 

Para los efectos de la presente ley, se entiende por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato No Público: significa un Dato Personal que no es un Dato Público.

Dato Personal: significa cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o  varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: significa un Dato Personal calificado como público por la ley o la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público. Pueden ser públicos aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna por estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Sensible: significa un Dato Personal cuyo uso afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

Principios establecidos por la ley para el Tratamiento de los Datos Personales.

El Tratamiento de los Datos Personales se sujetará a los siguientes principios, los cuales guiaran cualquier interpretación y aplicación de esta Política de Tratamiento de Datos Personales:

Principio de legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la modifiquen o desarrollen;

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad determinada, específica y legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

Principio de libertad: Los Titulares de los Datos Personales tienen la libertad de determinar la manera en que se Tratarán sus Datos Personales. En consecuencia, el Tratamiento sólo puede ejercerse con la Autorización del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa Autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento deben ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. La Ley prohíbe el Tratamiento de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

En desarrollo del principio de veracidad o calidad, en el Tratamiento de los Datos Personales deberán adoptarse medidas razonables para asegurar que los Datos Personales que reposan en las Bases de Datos, sean precisos y suficientes, y, cuando así lo solicite el Titular o, cuando el Responsable haya podido advertirlo, sean actualizados, rectificados o suprimidos, , de tal manera que satisfagan los propósitos del Tratamiento.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la Asociación o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan.

Salvo en los casos en los cuales la autorización no sea necesaria de acuerdo con las normas aplicables, se deberán adoptar procedimientos que permitan a los Titulares conocer, a más tardar en el momento de la recolección inicial de sus datos, qué información será recolectada sobre ellos y todas las finalidades del Tratamiento.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

Los Datos No Públicos no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de seguridad: Los Datos Personales se deberán someter a Tratamiento con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Los Datos No Públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo transmitir Datos No Públicos sólo cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

Necesidad y proporcionalidad. Los Datos Personales registrados en una Base de Datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, informadas al Titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.

Temporalidad o caducidad. El período de conservación de los Datos Personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.

Derechos de los Titulares.

Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos tienen los siguientes derechos, de acuerdo a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012:

Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales.

Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Asociación, salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;

Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por la Organización o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud;

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;

 

Políticas específicas de la Asociación para el Tratamiento de Datos Personales.

 

Adquisición de Datos.

Los datos personales son capturados por medio de formularios de inscripción, formato de actualización de datos personales, enlace de actualización de datos personales presente en sitio web.

Utilización de Datos.

Los datos capturados serán utilizados para:

Envío de comunicaciones referentes a la operación de la organización,

Envió de comunicaciones referentes a beneficios propios de los miembros de la organización,

Convocatoria a asambleas, reuniones, actividades, etc. propias de la organización.

Contacto de los miembros de la organización por parte de la unidad de seguros de a los interesados en adquirir los productos especificos y a los miembros ya usuarios de los productos de la unidad.

Contacto de los miembros la organización que se encuentren en mora en los servicios y productos a traves de la ODEAA.

Envio de presentes por parte de la organización a sus miembros.

Cualquier otro uso no comercial, necesario para el normal funcionamiento de la organización.

Consulta de los datos:

Los Titulares podrán consultar los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos, así como el uso dado a sus Datos Personales. Para ejercer el derecho, los Titulares deberán identificarse como tales a través de solicitud escrita al responsable del tratamiento , o frente a quien este designe.

 

Reclamos.

El Titular que considere que sus Datos Personales contenidos en una Base de Datos deban ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que ha habido un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o en estas Políticas para el Tratamiento de Datos Personales, podrán presentar un reclamo escrito ante el responsable del tratamiento, o frente a quien este designe.

Supresión.

Los Titulares podrán solicitar en todo momento a la organización, a través del responsable del tratamiento, o quien este designe, la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la Autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos. La solicitud de supresión de los Datos Personales y la revocatoria de la Autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.

Responsable del Tratamiento

La Organización encarga al Director ejecutivo de la adopción e implementación de las políticas relacionadas con la protección de Datos Personales. La Dirección ejecutiva será la responsable de definir, implantar y realizar el seguimiento de los Procesos y las políticas para la protección de los Datos Personales, velar por el adecuado uso de los mismos y canalizar los requerimientos, inquietudes u observaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio o de cualquier ente regulador con relación a este tema.

La información de contacto de la organización para cualquier tema relacionado con los Datos Personales es la siguiente:

Organización de Aviadores de Avianca (ODEAA)

Calle 100 # 19 – 61 (609), Bogotá

Teléfono: 6453034

Correo electrónico: asistente@odeaa.org, info@odeaa.org

 

Modificaciones a las Políticas para el Tratamiento de Datos Personales o a las

finalidades del Tratamiento.

La Organización podrá modificar estas Políticas para el Tratamiento de Datos Personales de manera unilateral en cualquier momento, siempre y cuando las modificaciones se deriven hacia el cumplimiento de su objeto social y se enmarquen dentro de la Ley. La Organización notificará las modificaciones a los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos con anterioridad a la entrada en vigencia de la nueva versión de las Políticas para el Tratamiento de Datos Personales.